Arbeidsovereenkomst opstellen: volg deze stappen
Stap 1. Identificeer de werknemer
Het identificeren van een werknemer bestaat uit drie onderdelen:
1. Verificatieplicht
Controleer bij indiensttreding van de werknemer het identiteitsbewijs op de volgende punten:
- De pasfoto: komt deze overeen met de werknemer?
- De fysieke kenmerken: kloppen de genoemde kenmerken zoals lengte en leeftijd?
- De handtekening: ter controle moet je de werknemer – voor jou zichtbaar – een handtekening laten zetten.
- De nationaliteit: is deze vermeld?
- De vervaldatum: is deze nog niet verstreken?
- Het ID-bewijs: check deze op echtheid?
Ook voor buitenlandse werknemers geldt de identificatieplicht. Omdat op een rijbewijs en een verklaring van de Belastingdienst met burgerservicenummer (BSN) geen nationaliteit vermeld staat, zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
2. Bewaarplicht
Als werkgever ben je verplicht de identiteit van werknemers te controleren. Dit betekent dat je zélf het identiteitsbewijs kopieert, de juistheid en echtheid verifieert en de kopie bewaart in de administratie. Dit is verplicht voor alle werknemers die in dienst zijn.
- Zorg voor een duidelijke kopie, waarbij het documentnummer, de pasfoto en het BSN goed zichtbaar zijn.
- Bewaar de kopie in de administratie, zodat je deze bij een eventuele controle kan laten zien. Je moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.
Verlopen identiteitsbewijs van werknemer
Je hoeft geen nieuwe kopie te maken als de geldigheid van het identiteitsbewijs van de werknemer verloopt. Wanneer je toch een nieuwe kopie maakt, bewaar dan ook de oorspronkelijke kopie.
3. Zorgplicht
Je bent verplicht om werknemers – in geval van controle – in de gelegenheid te stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. Wijs je werknemers erop dat zij zich – ook tijdens het werk – altijd met een geldig identiteitsbewijs moeten kunnen legitimeren. Dit geldt voor alle personen die in de onderneming werken, dus niet alleen voor eigen werknemers, maar ook voor bijvoorbeeld uitzendkrachten en ingehuurd personeel.
Identificatieplicht voor uitzendkrachten
Bij het inhuren van uitzendkrachten ben je verplicht om zélf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht te controleren – óók als de uitzendkracht niet de Nederlandse nationaliteit heeft. Dit doe je vóórdat de uitzendkracht met de werkzaamheden begint. Het is niet nodig om een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie op te slaan.
Stap 2. Vraag de gegevens op voor de opgaaf loonheffingen
Vraag een nieuwe werknemer om de volgende gegevens, die nodig zijn voor de loonheffingen, schriftelijk aan je door te geven:
- naam en voorletters;
- geboortedatum;
- burgerservicenummer (BSN);
- adres;
- postcode en woonplaats;
- woonland en regio (als de werknemer niet in Nederland woont).
Als de werknemer wil dat je de loonheffingskorting toepast, dan moet hij daarvoor een schriftelijk verzoek indienen. Het aanleveren van de hierboven genoemde gegevens is vormvrij. Voor het schriftelijk aanleveren van de gegevens kun je ook gebruikmaken van het formulier ‘Model opgaaf voor de loonheffingen’. De werknemer moet ook zijn handtekening op het schriftelijk verzoek/model zetten.
Stap 3. Leg de volgende gegevens schriftelijk vast
Je bent verplicht om binnen een maand na aanvang van de arbeidsovereenkomst de volgende informatie schriftelijk aan de werknemer te verstrekken:
- naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
- plaats waar de arbeid wordt verricht;
- functie van de werknemer of de aard van de arbeid;
- tijdstip van indiensttreding;
- bij contracten voor bepaalde tijd: de duur van de overeenkomst;
- vakantieaanspraak;
- opzegtermijn;
- loon en termijn van uitbetaling;
- arbeidsduur per dag of week;
- eventuele deelname aan een pensioenregeling;
- in geval van uitzending langer dan één maand naar het buitenland: de arbeidsvoorwaardelijke bijzonderheden daarvan;
- toepasselijke cao: gaat het om een uitzendovereenkomst in de zin van artikel 7:690 BW, dan moet je dit apart aangeven;
- of de werknemer verplicht is over te werken.
Let op! Bepaalde arbeidsvoorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn overeengekomen, bijvoorbeeld de proeftijd en het concurrentiebeding. Bewijstechnisch is het overigens het meest verstandig om alle gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen in een arbeidsovereenkomst en (eventueel) aanvullend arbeidsvoorwaardenreglement. Dit kan veel ‘gedoe’ voorkomen als partijen van mening verschillen over wat nu wel of niet is afgesproken.
Stap 4. Informeer verzekeraars
Breng de relevante verzekeraars op de hoogte van de komst van de nieuwe werknemer. Denk hierbij aan pensioenverzekeringen, ziekteverzuimverzekeringen, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen of ongevallenverzekeringen.
Controleer of de werknemer de verplichte zorgverzekering heeft. Als dat niet zo is, dan sluit Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af. De premie draag je in dat geval af aan het Zorginstituut.
Aandachtspunten
- Minderjarige werknemer
Vanaf 16 jaar kan een minderjarige zelfstandig een arbeidsovereenkomst sluiten. Hij wordt gelijkgesteld met een meerderjarige werknemer. Een minderjarige jonger dan 16 jaar heeft voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordigers nodig. - Toepasselijke cao
Als voor de arbeidsovereenkomst een cao geldt, beperkt dit de contractsvrijheid. Als sprake is van een standaard-cao, mag de arbeidsovereenkomst daarvan niet afwijken. Als sprake is van een minimum-cao, mag de arbeidsovereenkomst daarvan alleen in het voordeel van de werknemer afwijken. - Verklaring omtrent gedrag
Om te bepalen of iemands gedrag geen belemmering is voor een bepaalde functie kan je bij indiensttreding om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Voor sommige beroepen zoals onderwijzer, medewerker bij de rechtbank, politie of een kinderdagverblijf is de verklaring zelfs verplicht. Een VOG kan je schriftelijk en digitaal aanvragen.
Arbeidsovereenkomst opstellen: maak het jezelf makkelijk
Wil je een arbeidsovereenkomst opstellen? Dan komt daar, zoals je in het artikel hierboven kunt lezen, heel wat bij kijken en zie je makkelijk iets over het hoofd. Voorheen moest je zelf om de gegevens van nieuwe medewerker vragen en deze daarna eigenhandig invoeren in het systeem. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Met Hubbae regel je de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers sneller en eenvoudiger dan ooit. We gaan terug naar de bron: de medewerker zelf. Lees meer over Hubbae en regel de salarisadministratie voor jouw nieuwe medewerkers sneller en makkelijker!